Come possiamo lavorare in modo più intelligente nell’era degli strumenti di produttività infiniti?

(Fonte) Jordyn Grzelewski – 15 aprile 2025

Uno degli strumenti più influenti, Gmail, ha debuttato il 1° aprile 2004 ed è considerato il mezzo che ha cambiato per sempre il modo in cui utilizziamo la posta elettronica, influenzando l’evoluzione di Internet e della tecnologia sul posto di lavoro. “I rivali di Google hanno copiato Gmail così alla perfezione che è difficile ricordare quanto fosse pessima la webmail prima dell’arrivo di Gmail”, ha raccontato Slate in un articolo che celebrava il decimo compleanno di Gmail.

Aamer Baig, senior partner di McKinsey, ha ricordato come agli albori dell’email le comunicazioni all’interno di un’azienda fossero limitate. Ora, il mondo intero è teoricamente connesso. “Ora abbiamo letteralmente un numero infinito di canali”, ha detto Baig a Tech Brew. “C’è Slack, c’è il testo, c’è l’email, poi ci sono gli spazi di collaborazione nei documenti e nei flussi di lavoro, nelle applicazioni. Oltre a questo, l’intelligenza artificiale si sta integrando in tutti questi strumenti”. Tutta questa innovazione ci ha resi più connessi che mai, eppure, in qualche modo, ancora esausti e in difficoltà nell’ottimizzare la nostra vita lavorativa.

L’affaticamento da app è il fenomeno che si verifica quando ci si sente sopraffatti ed esausti a causa del continuo passaggio da un’app all’altra e da una piattaforma all’altra. La ricerca ha dimostrato che passare da un contesto all’altro o da un’attività all’altra non solo esaurisce le energie dei lavoratori, ma riduce anche la produttività. In risposta a un sondaggio del 2023 condotto da Wrike, fornitore di software per la gestione dei progetti, il 58% dei knowledge worker ha affermato di voler utilizzare meno app al lavoro: “Richiedono a gran voce processi chiari, semplificati e consolidati”. Il rapporto ha inoltre evidenziato che la proliferazione di app e piattaforme “porta a sprechi di sforzi, progetti ritardati o annullati e burnout dei dipendenti”.

Uno studio della Harvard Business Review ha rilevato che ogni dipendente impegnato in “una singola transazione della supply chain” presso un’azienda di beni di consumo Fortune 500 passava 350 volte da un’app all’altra e viceversa. Nel corso di una giornata, ogni persona passava da un’app all’altra più di 3.600 volte. Lo studio ha scoperto che questo atto di “cambio di contesto” fa sì che i lavoratori perdano fino a cinque settimane lavorative all’anno, ovvero quasi un decimo del loro tempo di lavoro, quello che gli autori hanno definito “tassa di cambio di contesto”.

E sembra che i lavoratori stiano faticando a utilizzare efficacemente tutti questi strumenti. Quasi la metà dei lavoratori digitali ha dichiarato “che almeno la metà delle volte in cui cerca informazioni non riesce a trovarle”, nel 2022, secondo Gartner. Nel 2024, solo il 31% ha dichiarato di aver avuto questo problema, ma coloro che utilizzavano l’intelligenza artificiale avevano maggiori probabilità di avere difficoltà. E soluzioni come intranet e nuove piattaforme di comunicazione per i dipendenti non hanno risolto il problema. Tori Paulman, analista vicepresidente di Gartner, ha dichiarato a Tech Brew che negli ultimi due anni il livello di soddisfazione dei lavoratori digitali nei confronti delle app che utilizzano per lavoro è crollato.